El surgimiento de la pandemia de COVID-19 ha interrumpido significativamente las cadenas de suministro y la demanda, causando problemas de inventario, incertidumbre en la confiabilidad de la entrega y un riesgo significativo en un entorno de proveedor de fuente única.
Las empresas a menudo seleccionan a los proveedores basándose principalmente en la rentabilidad y tienden a controlar las señales de alerta, como la reputación del proveedor y las tendencias del mercado, para garantizar los mejores precios de los productos.
Sin embargo, esto rara vez es eficiente como fuente, y las negociaciones de contratos con nuevos proveedores incurren en costos adicionales asociados con el riesgo y el daño a la reputación. Además, el costo del daño a la reputación a largo plazo que resulta del control de calidad y cumplimiento de pedidos deficientes puede hacer que los ahorros iniciales basados en el precio sean insignificantes.
Es hora de que las organizaciones adopten procesos de abastecimiento estratégico e implementen estrategias para obtener proveedores valiosos y mantener relaciones a largo plazo.
Tabla de contenido
¿Qué es el abastecimiento estratégico?
El abastecimiento estratégico es el proceso de determinar el perfil de gastos y la base de proveedores de una organización para garantizar que las necesidades de adquisición de la organización se satisfagan de manera eficaz y rentable. Esto incluye la conexión de datos, análisis de gastos, estudios de mercado, negociaciones y contratos para lograr el máximo rendimiento comercial.
La adquisición estratégica implica una evaluación y reevaluación activa, holística y continua de las actividades de adquisición de una organización. Los proveedores son vistos como socios de valor clave en adquisiciones estratégicas y nuestro objetivo es desarrollar una cooperación a largo plazo. Todas las etapas del ciclo de vida del cliente y del proveedor se evalúan para garantizar que las necesidades de la organización se satisfagan de manera consistente y eficiente.
Si confía en un solo proveedor, corre el riesgo de no poder obtener bienes y servicios críticos si se interrumpen las operaciones del proveedor. Los inconvenientes comunes de depender de un solo proveedor incluyen una mayor vulnerabilidad al suministro, un mayor riesgo de interrupciones del suministro y una mayor dependencia entre la empresa y el proveedor. Esto significa que si tienen problemas con su negocio, su negocio sufrirá como resultado.
Echemos un vistazo a los siete pasos del proceso de adquisición estratégica que pueden ayudar a su organización a implementar con éxito una estrategia de adquisición eficaz.
1. Análisis de gastos
El análisis de gastos es el proceso de recopilación, limpieza, clasificación y evaluación de datos de gastos para reducir los costos de adquisición, mejorar la eficiencia y monitorear los controles y el cumplimiento. es una de las herramientas esenciales que emplean los departamentos de compras para identificar de manera proactiva los ahorros potenciales, administrar el riesgo y mejorar el poder adquisitivo de su organización.
Identifique las áreas de gasto que existen en todas las áreas comerciales dentro de la empresa y clasifíquelas en función de su importancia/no importancia. Las clasificaciones ayudan a priorizar las operaciones de abastecimiento para cada categoría de gastos. Analizar sus gastos también puede ayudarlo a identificar qué proveedores le están costando más y cuáles ofrecen valor al precio correcto.
Una vez que haya identificado a sus proveedores clave, también puede descubrir oportunidades para optimizar sus proveedores y ahorrar dinero para su organización. Por ejemplo, después de realizar un análisis de gastos, es posible que descubra que está gastando en dos proveedores diferentes que brindan productos o servicios relacionados. Al consolidar dichos proveedores y obtener múltiples productos o servicios de ellos, se pueden negociar mejores acuerdos.
2. Investigación de mercado
Una vez que haya realizado un análisis detallado de gastos de su base de proveedores actual e identificado los proveedores que son críticos para su negocio, puede realizar una investigación de mercado para aprovechar los contratos existentes o identificar nuevos proveedores según sea necesario.
El análisis exhaustivo de los proveedores actuales y futuros le permite comprender y evaluar su perfil de proveedor crítico. Esto incluye investigar los ingresos o la participación de mercado de un proveedor para evaluar la posición de mercado del proveedor y el desempeño de la industria, así como los riesgos y oportunidades asociados con el mercado del proveedor.
Conocer la posición de su proveedor en el mercado le permite buscar oportunidades como la negociación y la mitigación de riesgos mediante la incorporación de proveedores de confianza.
3. Proceso de RFx
Una vez que se completa la investigación de mercado del proveedor, el siguiente paso es solicitar una RFI/RFP/RFQ del proveedor. Este paso ayuda con la identificación de proveedores y las estrategias de negociación. Es importante comunicar requisitos comerciales claros y objetivos finales y de desempeño para que el proveedor tenga una imagen clara de los requisitos de la organización. Esto es necesario para presentar propuestas adecuadas y diseñar estrategias para cumplir con los objetivos del negocio.
Los datos proporcionados brindan información valiosa, como la estructura de precios, los términos de entrega y garantía, las especificaciones del producto/servicio, etc. Una vez recopilados los datos facilitados, podremos establecer criterios de selección de proveedores según los cuales podamos contratar.
4. Negociación
Con la información generada a partir del análisis de gastos, estudios de mercado y diversas ofertas, está listo para negociar el precio de sus productos con sus proveedores. Por ejemplo, necesita obtener un nuevo artículo del producto B y puede negociar el precio del artículo del producto A adquiriendo el artículo del producto B del mismo proveedor. Las estrategias de negociación también pueden depender de los datos de gasto, la credibilidad del proveedor en el mercado y las hojas de ruta presentadas en propuestas pasadas o futuras.
5. Contrato
Una vez que haya desarrollado una estrategia de negociación beneficiosa para todos con su proveedor que ofrezca los mejores niveles de calidad y ahorro de costos y que también cumpla con sus requisitos, creamos un contrato detallado.
Un buen contrato que cubra todos los términos del trato lo ayudará a mantenerse en mejor forma y reducir los posibles riesgos de precio y envío. Además, según el contrato, también puede evaluar el desempeño del proveedor y extraer el máximo valor de la relación.
Por ejemplo, en el contrato puedes mencionarlo. “Si el proveedor no entrega el producto dentro de las 2 semanas posteriores a la realización del pedido, el cliente tiene derecho a un descuento del 2% en la entrega”. Esta cláusula garantiza que el proveedor entrega a tiempo y El período indicado puede servir como base para medir rendimiento de los proveedores.
6. Incorporación
Durante el proceso de incorporación de proveedores, recopilamos la información y los datos necesarios para establecer su organización como proveedor o proveedor aprobado. El propósito de este procedimiento es facilitar que la empresa haga negocios, adquiera bienes y servicios y pague a los proveedores en el futuro. La incorporación de proveedores también requiere selección y verificación para garantizar que los proveedores potenciales cumplan con todas las leyes, regulaciones y políticas de la empresa aplicables.
7. Monitoreo del desempeño
El proceso de abastecimiento estratégico no termina con la selección e incorporación de proveedores. El paso final y más importante es evaluar efectivamente cómo se desempeña su proveedor en relación con los requisitos y objetivos de su organización. Evaluar el desempeño basado en términos y contratos.
Es importante realizar un seguimiento del rendimiento del proveedor con regularidad e identificar áreas de mejora. Esto puede ser de gran ayuda para las organizaciones a la hora de identificar los riesgos de los proveedores y desarrollar estrategias para evitar interrupciones en la cadena de suministro.
El abastecimiento estratégico es un proceso cíclico, no un proceso único. Dado el entorno empresarial dinámico, las condiciones del mercado cambian rápidamente. Por lo tanto, antes de que expire su contrato, vuelva a evaluar todos los procesos, como los datos de gastos, la investigación de mercado, busque más negociaciones cuando corresponda y vuelva a seguir sus pasos a través de todo el proceso de abastecimiento estratégico.
Sobre el Autor:
Mohamed Kafir es un consultor de compras certificado con más de una década de experiencia guiando a las empresas a establecer modelos operativos de compras digitales resilientes. Kissflow Procurement Cloud es un software de compras flexible que agiliza la adquisición hasta el pago de extremo a extremo. Sistema de gestión de compras Además, al final Sistema de gestión de proveedores, Kafil asiste a medianas y grandes empresas en sus proyectos de transformación digital. Más recientemente, trabajó con empresas Fortune 500 para implementar plataformas como Coupa, Ariba, Ivalua y BuyerQuest.