La automatización de compras digitaliza procesos P2P complejos y los agiliza de principio a fin. Software para adquirir y pagar solución. La adquisición basada en la nube mejora la eficiencia del ciclo de la adquisición al pago al automatizar las tareas manuales y eliminar las discrepancias y los retrasos. La automatización P2P permite sistemas eficientes y organizados que brindan valor más allá del ahorro de costos. También aprovecha el cotejo de 3 vías y el cotejo de facturas basado en OCR para automatizar el 100 % de cuentas por pagar.

Por qué no es prudente que los gerentes sean indecisos acerca de sus decisiones

Automatización de adquisiciones

La pandemia global ha llevado al mundo de los negocios a la nueva normalidad del trabajo remoto. Con una fuerza laboral distribuida y cadenas de suministro rotas, manejar manualmente el ciclo P2P ya no es práctico.

Los procesos P2P se basan en la colaboración entre departamentos y proveedores, y la pandemia ha hecho que esta colaboración de escritorio a escritorio sea imposible. Los equipos de compras pueden ayudar a garantizar la continuidad del negocio mediante la gestión del cumplimiento, la mejora del manejo del capital de trabajo, la elaboración óptima de presupuestos, el flujo de efectivo y la gestión del riesgo y el rendimiento de los proveedores a través de Internet. Necesitamos analizar la tecnología de automatización y otras ventajas digitales.

Las investigaciones muestran que la mayoría de las empresas todavía gestionan sus procesos P2P de forma manual o utilizando herramientas de adquisición fragmentadas. El software de adquisición fragmentado complica la visibilidad y la integración de las capacidades técnicas. Además, las soluciones aisladas no son lo suficientemente flexibles para garantizar la continuidad del negocio en la nueva normalidad. El software fragmentado no puede administrar de manera efectiva los proveedores y el inventario distribuido. Por lo tanto, los resultados comerciales basados ​​en datos inconsistentes y poco confiables generados por áreas de trabajo aisladas en última instancia conducen a anomalías en los gastos y otras ineficiencias relacionadas con el cumplimiento.

de acuerdo a Investigación de Deloitte, el 60 % de los CPO identifican la mala calidad de los datos y la estandarización como sus desafíos más frustrantes. Por lo tanto, los líderes de compras deben reemplazar los procesos de compras fragmentados con la automatización de procesos P2P que estandarice y optimice los datos de compras.

El camino hacia P2P automatizado: elegir el vehículo adecuado

La evaluación del software es una tarea altamente subjetiva. Las tareas manuales se dividen en clases amplias, como adquisiciones, procesamiento de facturas, gestión de proveedores, informes de gastos y pagos. Analicemos algunos factores a considerar al evaluar el software de adquisición. Recomendamos evaluar en función de los requisitos de la tarea y los compromisos de recursos.

Si su negocio está luchando con costos altos, necesita que su software resalte las oportunidades de ahorro de costos.

La facilidad de uso del software de compras para los diversos proveedores y vendedores que trabajan en él es otro factor que impulsa las decisiones de compra. Si su negocio necesita ser súper fácil, como lo exigen sus empleados menos dependientes, entonces debe invertir en un software simple de gestión de órdenes de compra.

Los procedimientos simplificados hacen que el software sea más atractivo para las empresas al minimizar la pérdida de tiempo. Sin embargo, todas las métricas necesarias tienen un costo monetario. Esto deja otro elemento importante: el análisis de costo-beneficio. Solo debe elegir software cuyos beneficios superen los costos asociados.

¿Qué procesos P2P necesitan automatización?

El proceso desde la compra hasta el pago consta de muchas tareas repetitivas que se pueden automatizar fácilmente para ahorrar un tiempo valioso a su equipo de compras. Estos son los cinco principales procesos desde la compra hasta el pago que se pueden optimizar mediante la automatización.

1. Solicitud de compra

La contratación tradicional espera que el equipo de contratación revise cada solicitud de compra Manualmente para precisión y cumplimiento. Esta tarea repetitiva y que requiere mucho tiempo se puede automatizar fácilmente con el software de compras. El software P2P escanea y valida automáticamente las solicitudes de compra contra reglas predefinidas y rechaza las solicitudes que no cumplen con las autoridades.

2. Orden de compra

El procesamiento manual de órdenes de compra puede generar errores, datos incoherentes e indicadores de auditoría. La automatización P2P elimina este margen de error y automatiza cada paso del procesamiento de pedidos, incluida la generación de pedidos, la colaboración con las partes interesadas, la recepción de bienes y el procesamiento de pagos.

3. Aprobación de factura de compra

manual Gestión de comprobantes de compra El resultado son recibos extraviados, gastos sin contrato, presentaciones tardías, hojas de cálculo propensas a errores y poca visibilidad de los datos de gastos. La automatización de la compra al pago digitaliza la gestión de facturas y automatiza la aprobación después de comparar las facturas con las órdenes de compra y las reglas predefinidas.

4. Gestión de proveedores

La evaluación de proveedores y la creación manual de una lista corta de proveedores preferidos puede llevar fácilmente semanas, si no meses. Con Procurement Automation, todo lo que tiene que hacer es definir algunas reglas para crear el perfil de proveedor deseado. El software de automatización P2P recopila y valida automáticamente las solicitudes de cotizaciones (RFQ) y las compara con los perfiles de proveedores preferidos.

5. Gestión de contratos

Las capacidades P2P tradicionales esperaban que los equipos de adquisiciones administraran manualmente los contratos, garantizaran el cumplimiento de los términos y extrajeran el máximo valor de cada contrato. Este proceso complejo es difícil tanto para las pequeñas empresas como para las grandes empresas con operaciones en múltiples ubicaciones.

La automatización de la compra al pago crea automáticamente contratos de compra coherentes en función de los requisitos y crea bucles de gestión de contratos predefinidos.

Cómo se ve el proceso después de la automatización

Así es como se ve el proceso crítico desde la compra hasta el pago después de la automatización de compras.

1. Proceso de solicitud eficiente

El software de automatización P2P agiliza la generación de solicitudes de compra y el flujo de trabajo de aprobación. Por lo tanto, cuando se crea una solicitud de compra, se notifica al aprobador de la solicitud de compra en el software. El software coteja automáticamente las solicitudes con las reglas predefinidas, que los aprobadores revisan para aprobar o rechazar las solicitudes.

2. Pedido automático

La automatización P2P reduce en gran medida la posibilidad de entradas duplicadas y errores necesarios al convertir cotizaciones de proveedores en órdenes de compra. Una vez marcada como “ganada”, la cotización del proveedor se convierte automáticamente en una orden de compra y se vincula a la cotización subyacente para referencia futura.

Simplemente enrute la orden de compra a través de su sistema para su aprobación interna, y puede usar el autocompletado de correo electrónico para enrutarlo a su proveedor. El proveedor puede aprobar inmediatamente la orden de compra y comenzar a trabajar.

3. Gestión de facturas optimizada

El software de automatización de compras permite la concordancia tripartita automatizada de órdenes de compra (PO), notas de recepción de mercancías (GRN) y facturas de proveedores. La coincidencia triple ayuda a eliminar el fraude, ahorrar dinero y mantener buenos registros para fines de auditoría.

La esencia de la automatización de facturas es la capacidad de definir tolerancias y umbrales de factura. Puede establecer niveles de tolerancia por importe o cantidad, y si una factura supera el umbral, la factura se mueve automáticamente para su aprobación manual.

Reduzca el tiempo de entrada manual de datos con facturas automatizadas. Integre con su sistema de contabilidad para que las facturas se procesen y se envíen automáticamente a su sistema de contabilidad.

4. Conciencia de selección de proveedores

Tras la adopción de la automatización P2P, habrá una base de datos centralizada de todos los productos y los proveedores que los suministran. Esta base de datos se actualiza activamente con información de proveedores en tiempo real, incluidos pedidos, entregas, precios y desempeño de proveedores, y es visible para todos los involucrados en el proceso. Esta información en tiempo real reduce el riesgo de sus cuentas por pagar y le permite tomar decisiones informadas sobre proveedores.

5. Procesamiento de pagos

Una vez que el aprobador aprueba la factura, el software P2P envía automáticamente la factura para el pago. Puede predefinir su método de pago y el software seguirá automáticamente ese método y liberará los pagos de acuerdo con sus facturas aprobadas.

Sobre el Autor

mohamed khafri

Mohamed Kafir es un consultor de compras certificado con más de una década de experiencia guiando a las empresas a establecer modelos operativos de compras digitales resilientes. Kissflow Procurement Cloud le brinda flexibilidad software de adquisiciones Optimice la adquisición hasta el pago de extremo a extremo y, en última instancia, Proceso de gestión de proveedores.Kafil asiste a medianas y grandes empresas en sus proyectos de transformación digital.