Cuando una organización se refiere a gastos de capital o comúnmente CAPEX, en términos generales, son administrados por el gerente del proyecto o usuario potencial (el departamento correspondiente de la organización). La participación del comprador en la gestión de CAPEX depende de la cultura de compras dentro de la organización. El personal de compras solo puede ser notificado al final del proceso cuando todo está configurado y la única tarea restante es realizar un pedido con el proveedor. Pero puede ser aún peor, ya que es posible que los compradores no estén invitados a participar en absoluto en la gestión de CAPEX. Si esto es lo que está sucediendo en su organización, significa que no comprende completamente el valor potencial que pueden crear los profesionales de adquisiciones. Este artículo puede traer nuevas perspectivas.
Antes de hablar sobre el valor que las adquisiciones pueden crear para una organización desde la perspectiva de la gestión de CAPEX, primero me gustaría centrarme en cómo se debe administrar desde la perspectiva de las adquisiciones.
La gestión de CAPEX se puede considerar como la gestión de proyectos. Ambos tienen dos características principales similares. La mayoría de las veces, al observar los tipos y costos de tales inversiones, se las considera principalmente como acciones de compra únicas. Por ejemplo, comprar herramientas de fabricación o actualizar su infraestructura de TI. El CAPEX de un producto/servicio es único porque es temporal porque comienza y termina en un período de tiempo específico, y el comportamiento de compra no es repetitivo ni frecuente.
Para crear valor agregado en la gestión de CAPEX, los siguientes elementos son esenciales para los profesionales de compras:
- Aceptación de las partes interesadas
En primer lugar, una organización necesita obtener la aceptación de sus partes interesadas (especialmente la gerencia en este caso) para involucrar a los profesionales de adquisiciones en la gestión de CAPEX. Si su organización ya ha madurado lo suficiente en los niveles de cultura de compras, no importa. Las organizaciones más grandes tienen reuniones periódicas para revisar los planes de inversión y tienen compradores específicos dedicados a esta categoría. Las reuniones de revisión son una oportunidad para que todos los departamentos de la empresa, incluido el de compras, obtengan y compartan actualizaciones sobre inversiones en curso y futuras. Sin embargo, este puede no ser el caso para algunas pequeñas empresas. Incluso si existe un departamento de compras en una organización, no está automáticamente involucrado en los proyectos de la organización. Esto puede suceder, por ejemplo, en organizaciones donde todavía es común una cultura de trabajo con una mentalidad de silo. Por esta razón, es importante contar con un profesional de adquisiciones en la junta directiva o un mandato formal de la alta dirección para participar en la gestión de CAPEX. Anime a todas las partes interesadas de su organización a trabajar juntas sin elegir un lado ni olvidarse de las adquisiciones.
- gestión de relaciones
Siempre que hablamos de inversiones, una organización puede querer invertir en productos y servicios existentes o en desarrollar nuevos productos/servicios (es decir, equipos de fabricación personalizados). En ambos casos, es importante que los profesionales de adquisiciones participen en el contacto inicial con los posibles proveedores antes del proceso formal de licitación inicial. Por ejemplo: debates formales o informales sobre el desarrollo de productos/servicios. La participación temprana de los compradores en el proceso es beneficiosa para las organizaciones y los proveedores. Algunos beneficios que se pueden obtener de este tríptico de discusión (usuario-proveedor-comprador):
– Todas las partes interesadas tienen la misma comprensión de las demandas y necesidades de la organización (requisitos técnicos, de calidad, de tiempo de entrega, de costos, etc.).
– Desde el lado del usuario: comprender las capacidades del proveedor.
– Desde el lado del proveedor: puede comprender las expectativas de sus (futuros) clientes.
– Desde la perspectiva del comprador, cuanta más información esté disponible, mejor podrá administrar sus relaciones con los proveedores. Esta relación es útil si el proveedor ha trabajado con el comprador en varios proyectos. En general, los compradores pueden identificar y utilizar una variedad de herramientas en sus negociaciones.
- Planificación y Gestión
El costo y el cronograma son algunos de los puntos clave cuando una organización toma una decisión de inversión. La planificación es la solución para completar las tareas asociadas. La participación temprana del comprador en la gestión de CAPEX ayuda a la organización a apegarse al plan como se describe a continuación. Organizaciones y proveedores para seleccionar o encargar proveedores. La participación del comprador en este proceso nos ayuda a mantenernos actualizados. También puede adaptar su estrategia de negociación de acuerdo con cualquier cambio que los compradores estén al tanto. Desafortunadamente, los futuros usuarios pueden pensar que la participación temprana del comprador no es necesaria ya que la mayor parte de la fase de desarrollo habla de los requisitos técnicos y de calidad y aún no de los aspectos comerciales. Si el comprador se involucra más tarde, el riesgo potencial es que se quede sin tiempo para obtener la información necesaria durante la etapa de negociación con el proveedor elegido. Por lo tanto, los compradores negocian lo mejor que pueden. En este caso, es posible que el comprador no pueda optimizar la creación de valor para cumplir con el plan. O, si es necesario, tómese más tiempo para prepararse para las negociaciones, pero hacerlo podría retrasar su inversión. Es importante tener en cuenta que las buenas negociaciones requieren una buena preparación. Además, una vez que ha comenzado un proyecto con un proveedor elegido, el comprador puede monitorear los planes para recordarle los posibles retrasos y, en última instancia, facturar al proveedor si las cláusulas de penalización son parte del contrato.
- Control de costes en la gestión CAPEX
La gestión del CAPEX tiene al menos tres costes básicos:
– Gastos de capital: Amortizados durante la vida esperada de la inversión.
Los costos de proyectos únicos a menudo incluyen costos ocultos, como costos de investigación de alternativas, viajes de capacitación, conversiones de datos y pérdida de productividad a medida que los empleados pasan por la curva de aprendizaje.
– Costos de soporte continuo: esto incluye las tarifas anuales de licencia y mantenimiento para el soporte del proveedor.
- Creación de valor de compras para la gestión de CAPEX
Entonces, ¿qué valor pueden crear los profesionales de adquisiciones para sus organizaciones en la gestión de CAPEX?
- negociación de precio
Esta es una función comúnmente conocida o esperada en las adquisiciones. Es decir, negociar el precio más bajo que una organización puede obtener para generar ahorros en costos.
- Negociación de diferentes términos.
En muchos casos, cuando los posibles usuarios negocian directamente con un proveedor, tienden a ver solo beneficios parciales, principalmente relacionados con requisitos técnicos y/o de calidad, o cláusulas que pueden clasificarse como aspectos no comerciales. el aspecto es negocio del comprador, o ese costo no importa siempre que el proveedor pueda proporcionar el aspecto no comercial. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, es importante que las organizaciones consideren el costo total de propiedad (TCO) al tomar decisiones. Esto se debe a que los costos de adquisición no son lo único que deben asumir las organizaciones. Además, existen otros aspectos a tener en cuenta a la hora de tratar con un proveedor, como los plazos de entrega, las condiciones de pago, las garantías y las cláusulas de cancelación. Los compradores están aquí para negociar los mejores términos de integración para su organización. Por lo tanto, la participación temprana del comprador es esencial.
- contrato o acuerdo
Finalmente, después de negociar los diversos términos descritos anteriormente, como regla general, el comprador debe trabajar con el departamento legal para traducir los resultados de las negociaciones en un contrato o acuerdo. Esto es muy importante. Esta es una inversión, ya que la organización continuará incurriendo en costos continuos, como licencias de TI y tarifas de mantenimiento. Al firmar un contrato o acuerdo mutuo entre la organización y el proveedor elegido, el comprador crea valor para ambas partes. Más allá de su importancia como documentos legales, los contratos o acuerdos pueden tener una variedad de funciones, ya que también son instrumentos para la gestión de riesgos, la ejecución de proyectos de tuberías, la gestión de relaciones con proveedores y más.
Sobre el Autor
Ratri Raudes
Ratri tiene una visión única de las cadenas de suministro globales y las prácticas de adquisición. Ha vivido en cuatro continentes diferentes (América del Norte, Asia, África y Europa) y tiene experiencia en varios sectores industriales como el petróleo y el gas y el transporte ferroviario. Ratri tiene más de diez años de experiencia en adquisiciones globales y gestión de proyectos en múltiples sitios. Su experiencia incluye empresas multinacionales como TOTAL y ALSTOM.