Programas de Gestión del Tiempo: Propósito, Ventajas y Desventajas

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La gestión del tiempo es la organización e implementación de estrategias relacionadas con el tiempo para las diversas actividades de un proyecto. No puede controlar ningún aspecto de su trabajo, ya sea su trabajo personal, el trabajo de otros, un proyecto o un proceso, a menos que esté planificado.

Ayuda a aclarar la diferencia entre varios términos relacionados con la gestión del tiempo.

plan

Investigue todos los hechos relacionados con el proyecto y desarrolle un curso de acción que logre los objetivos establecidos dentro del tiempo permitido o los recursos disponibles.

programación

Reduzca sus planes a una escala de tiempo para que puedan comunicarse fácilmente a todos los involucrados.

Control

Los planes y/o programas se revisan periódicamente para medir los logros reales frente a los logros planificados. Esta comparación se traslada a la dirección para que actúe sobre los programas y recursos utilizados.

Se hicieron referencias a “trabajo” y “proyecto”. En principio, los dos son intercambiables, pero “trabajo” significa actividad continua y “proyecto” significa actividad limitada en el tiempo.

La combinación de objetivos y tiempo realiza el concepto de control moderno. Se basa en principios sólidos de planificación pragmática y previsión para crear medios prácticos de medir el progreso frente a un estándar de salida dado.

Si los recursos están representados simplemente por mano de obra, equipos, materiales y dinero, el factor común que une su uso efectivo o económico es el tiempo. Cada uno tiene una tarifa base (tarifa por hora, tasa de interés, alquiler), por lo que, aparte de los costos de materiales que se pueden suponer constantes, el costo general se acelera cuanto más tiempo se utiliza cada recurso.

Por tanto, para mantener un control eficaz de tiempos y costes, se requiere una planificación y una programación imprescindible para llevar a cabo la “gestión”.

Propósito de un programa de administración del tiempo

El propósito de un programa de gestión del tiempo es:

1. Ayuda a determinar la forma más rápida y económica de realizar el trabajo de manera constante utilizando los recursos disponibles.
2. Proporcione continuamente trabajo productivo para toda su fuerza laboral y equipo, minimizando el tiempo improductivo.
3. Organice y administre el trabajo explorando todos los aspectos desde el principio.
4. Reconocer y abordar las posibles dificultades, asegurando así un progreso fluido y continuo.
5. Proporcionar información precisa sobre los plazos para el uso de los recursos contratados.
6. Proporcionar procedimientos adecuados de progreso y gestión.
7. Proporciona datos fácticos para su uso en futuras estimaciones y programación.

programa de gestión del tiempo

Un cronometrador es un medio visual de trazar la secuencia de varias tareas, proyectos o actividades contra el tiempo. Los siguientes tipos de programas están disponibles para este plan:

1. Gráfico de barras

Bar (Diagrama de Gantt) es un programa muy utilizado en todos los proyectos. Los gráficos de barras requieren un diseño formalizado en el que se considere una escala de tiempo (marcada horizontalmente), generalmente asociada con un calendario, contra una lista de actividades marcadas verticalmente, seguida de la duración de la escala de tiempo, seguida de una columna que indica Utilice líneas horizontales para trazar la duración y la secuencia de cada actividad.

En el gráfico de barras de arriba, cualquiera puede entender cuándo realizar cada una de las cinco actividades con respecto a las fechas del calendario. Sin embargo, para quienes trabajan dentro de la organización, el problema se destaca.

Por ejemplo, J Bloggs puede ser fundamental para completar el Proyecto Z. Puede que no sea práctico continuar trabajando en proyectos mientras se cambia de oficina, o completar el proyecto Y antes de que comience el proyecto X. Entonces, si bien el gráfico de barras es sencillo, solo muestra una parte de la imagen.

Ventajas de los gráficos de barras

1. Es el formato más reconocible por su versatilidad y simple presentación.
2. Los borradores de programas se pueden convertir en gráficos de barras.
3. Muestra claramente la relación temporal entre dos o más actividades, y la relación entre las actividades y los requisitos específicos del calendario.
4. Vea fácilmente el inicio y el final de cada calendario relacionado con la actividad.

Desventajas de los gráficos de barras

1. Un gráfico de barras no puede representar muchas actividades interrelacionadas en detalle.
2. No hay indicaciones cuando una actividad se está retrasando o tratando de interferir con otra.
3. No ofrecen control avanzado.
4. Pueden dar una imagen demasiado simplista que puede ser engañosa.

2. Gráfico de barras vinculado

Este tipo de gráfico conserva los beneficios visuales de un gráfico de barras, pero enfatiza las dependencias para una mejor comprensión. Esto está representado por un vínculo vertical entre completar una actividad y comenzar otra.

El gráfico anterior muestra el cronograma de actividades reorganizado teniendo en cuenta las dependencias anteriores, las cuales se indican con líneas verticales.

El gráfico anterior muestra fechas importantes, por lo que el proyecto Y debe terminar a tiempo para la mudanza de la oficina y, del mismo modo, el proyecto Z debe terminar a tiempo para que J Bloggs tome su vuelo. Anteriormente, el Proyecto X estaba programado para comenzar el 23 de noviembre, pero se adelantó después de que las oficinas se mudaron el 9 de noviembre.

De lo que no estoy seguro al mirar el gráfico vinculado es el grado de flexibilidad al comienzo y al final de la actividad. Todas las líneas de enlace indican dependencias en las que una actividad no puede superponerse a otra actividad. Así que no estoy seguro de si el proyecto X puede comenzar el 9, 16, 23 o incluso el 30 de noviembre, solo tiene que seguir al proyecto Y.

Beneficios de los gráficos de barras vinculados

1. Un gráfico de barras vinculado combina el atractivo visual y la legibilidad de un gráfico de barras.
2. Se presentan restricciones lógicas para representar de manera más realista las necesidades de coordinación del proyecto.
3. Esto demuestra la independencia de la actividad o los efectos inevitables de los retrasos locales.
4. Al enfatizar las secuencias, esta técnica se puede usar para proyectos más complejos que los gráficos de barras.

Desventajas de los gráficos de barras vinculados

1. Hay un límite en la cantidad de enlaces que se pueden mostrar claramente.
2. Es posible que deba cambiar la posición relativa de las actividades de su orden normal para que la vinculación de las actividades sea más clara.

3. Gráfico de barras de análisis de red

Project Network Analysis (PNA) es un enfoque más científico para programar el tiempo. Si bien es posible crear gráficos de barras y gráficos de vínculos utilizando papel cuadriculado y tableros de anuncios, los programas creados mediante análisis de red requieren el uso de operaciones aritméticas.

El programa o red creado se concentra en las relaciones lógicas entre actividades y referencias a la finalización del proyecto. Esta red muestra todas las relaciones entre actividades, sus dependencias y tiempos flotantes (flexibilidad en el inicio de actividades), y sus duraciones.

El gráfico anterior muestra el aumento de información y control que viene con la creación de redes para generar un gráfico de barras.

Suponga que necesita J Bloggs para supervisar una mudanza de oficina y el Proyecto Z debe completarse en octubre. Hay una secuencia de tiempo fija en la que el Proyecto Z debe completarse antes de que J Bloggs se vaya de vacaciones, y J Bloggs debe regresar para supervisar la mudanza de la oficina.

Además, si el Proyecto P no puede comenzar antes del 30 de noviembre y el Proyecto X debe completarse antes de que comience el Proyecto P. Después de completar el Proyecto Y y la reubicación de la oficina, la secuencia se amplía. Suponiendo un tiempo fijo para cada actividad, podemos identificar la ruta crítica y las actividades críticas.

Estos son Proyecto Z en orden. J Un blog de vacaciones. mudarse de oficina. Proyecto X y Proyecto P. Hay dos actividades no esenciales. Los proyectos N e Y son flexibles. Esto significa que puede aprovechar el tiempo de flotación.

El gráfico muestra que aunque el Proyecto N solo dura dos semanas, se puede iniciar en cinco semanas. No depende de otras actividades, por lo que puedes elegir cuándo terminar.

Separar las actividades importantes de las no esenciales le brinda aún más control sobre ellas. De la Figura 3 podemos ver que:

1. Fechas objetivo clave que deben alcanzarse, es decir, finalización de cada actividad clave.
2. Fecha fija, es decir, traslado de oficinas.
3. Dónde dirigir los recursos primero: actividades importantes.
4. Dónde dirigir los recursos en segundo lugar: proyecte Y como la menor cantidad de flotación.
5. Tercer lugar para recursos directos: el Proyecto N es el flotador más grande.

Finalmente, si las siete actividades que se muestran en el gráfico son parte de un proyecto general, podemos ver que el tiempo más corto para completarlo es de 12 semanas. Puede comenzar el 28 de septiembre y terminar el 21 de diciembre, justo a tiempo para Navidad.

Ventajas de los gráficos de barras con análisis de redes

1. PNA facilita la identificación de problemas potenciales y su posible impacto.
2. Las actividades críticas y los lugares que requieren supervisión intensiva son
3. identificado.
4. PNA es particularmente adecuado para coordinar y administrar proyectos complejos y no repetitivos.
5. El concepto de “flotación” se utiliza para permitir flexibilidad en la asignación de recursos.
6. PNA indica explícitamente el tiempo y la secuencia del trabajo propuesto.

Desventajas de los gráficos de barras del análisis de redes

1. La creación e interpretación de PNA requiere experiencia. Esto no siempre está disponible.
2. Los programas en proyectos grandes tienden a ser difíciles de administrar sin dividirlos en secciones.
3. No se muestra bien la relación entre el inicio de la actividad y el calendario.

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