El brote de Covid-19 ha interrumpido las cadenas de suministro globales y llevado la resiliencia corporativa al límite. Durante la pandemia, las empresas han tenido problemas financieros mientras hacían malabarismos con los desafíos operativos y de proveedores. Fue un trabajo duro para el equipo de adquisiciones, pero muchos pudieron demostrar su trabajo.
En este artículo, analizamos el papel de las adquisiciones y cómo ha cambiado en los últimos 18 meses. En septiembre participé en un evento híbrido llamado “Adquisiciones y Cadena de Suministro en Vivo”, Tuve la oportunidad de escuchar a expertos de la industria. Encontré la presentación de James Westgarth, Director Sénior de Desempeño, Sistemas y Excelencia de Adquisiciones en Lufthansa Group, particularmente reveladora.
Adquisiciones previas a la pandemia
El abastecimiento se trata de obtener lo correcto en la cantidad correcta en el momento correcto. Esto es difícil de lograr en el mejor de los casos, especialmente cuando se trata de una amplia variedad de productos básicos, ubicaciones y proveedores. En el mundo de hoy, las funciones de adquisición deben ser más estratégicas y enfocadas en el entorno empresarial y comercial más amplio.
Abastecimiento durante una pandemia
Sin duda, la pandemia de COVID-19 ha conmocionado a muchos sistemas en todo el mundo. Las empresas se vieron obligadas a pensar rápido y reorientar sus operaciones para satisfacer las demandas cambiantes.
El Grupo Lufthansa tuvo que cambiar su enfoque de vuelos comerciales de pasajeros a vuelos de carga para satisfacer sus necesidades de transporte de equipos médicos. Sus rutas de vuelo más rentables tuvieron que cerrarse por completo y, en abril de 2020, el efectivo se estaba “quedando” en sus cuentas. El objetivo principal del equipo de adquisiciones era contener esta salida de efectivo y mantener la resiliencia de la cadena de suministro. Eso significaba que teníamos que empezar de nuevo para determinar cómo prevenir la bancarrota mientras preservamos nuestra reputación.
¿Qué medios de subsistencia utilizó el equipo de adquisiciones?
Era imperativo que las empresas implementaran soluciones a corto plazo para evitar mayores daños financieros. Se pidió a los equipos de compras corporativas de todo el mundo que asesoraran a los líderes sobre cuáles deberían ser los próximos pasos para su negocio.
Estos son algunos de los métodos implementados por el equipo de compras de Lufthansa Group:
- Ampliación de la ejecución de pago
Antes de que llegara la pandemia, este grupo realizaba pagos a proveedores a diario. Cuando comenzaron a sentir presión financiera, decidieron realizar pagos semanales. Usando el tiempo adicional, el equipo analizó los números en detalle, produjo informes detallados y determinó qué pagos podrían extenderse más.
- Establecimiento de “Oficina de Caja”
El Consejo de Administración del Grupo Lufthansa ha creado una Oficina de Caja como un intento de gestionar la crisis desde una perspectiva financiera, analizando la liquidez y las previsiones en todo el Grupo. El equipo era responsable de administrar el efectivo que salía del negocio y aprovechar las compensaciones. El equipo de adquisiciones desempeñó un papel destacado, ya que participó en las decisiones al ampliar los plazos de pago y, en última instancia, estaba allí para ofrecer valor en todos los ámbitos.
- Uso de un enfoque de base cero
Este enfoque innovador significaba que los equipos de adquisiciones desharían y volverían a analizar decisiones anteriores. Este proceso permitió al grupo reducir costos manteniendo la calidad. Por ejemplo, encontramos hoteles para tripulación más baratos para el personal de la aerolínea que cumplen con nuestros estándares de calidad. Se pueden lograr ahorros significativos observando diferentes áreas de su negocio y reduciendo costos innecesarios.
- Usando el Acelerador de Negociación
El grupo presentó este grupo de trabajo como un paso adicional hacia los ahorros negociados. Algunos precios, como los precios de los combustibles, están fuera del control del Grupo, pero pueden negociarse con los proveedores para acordar un precio justo.
¿Tuvieron éxito estos métodos?
Los equipos de adquisiciones de todo el mundo habrían implementado diferentes estrategias. Algunos funcionan, otros lamentablemente no. Las amplias actividades de adquisiciones de Lufthansa Group fueron bien recibidas y el equipo recibió un premio del Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) por su resiliencia durante la crisis. Además de lograr un ahorro de EBIT de 151 millones de euros en iniciativas relacionadas con la crisis, el Grupo mantuvo su reputación y sus relaciones con los proveedores a largo plazo. Pudieron evitar la bancarrota. Al industrializar su enfoque de base cero, continuarán utilizando estos métodos en el futuro.
El papel cambiante de las adquisiciones
Como resultado de la pandemia, el papel de los equipos de compras dentro de las empresas puede aumentar. James Westgarth dice que la junta de Lufthansa Group ahora “sabe quiénes somos” y tiene patrocinio a nivel de junta para el futuro. La crisis obligó a las empresas a reorganizarse y desarrollar nuevas capacidades, como estar más basadas en datos, que podrían incorporarse a las operaciones posteriores a la pandemia. Las empresas ahora entienden la importancia de la planificación, y muchas estarán mejor preparadas en caso de que ocurra otra crisis.
En la revista de estrategia CPO, La directora de adquisiciones del Grupo Lufthansa, Angela Qu, dijo: ”
Al final
Si bien a veces puede parecer difícil identificar los aspectos positivos de la pandemia, el equipo de adquisiciones nunca ha estado más radiante. No ha sido un camino fácil para muchos, pero los equipos de adquisiciones aún pueden aplicar las habilidades de ahorro de costos que han aprendido para compensar las dificultades financieras que han adquirido. Este proceso muestra la importancia de mantenerse optimista y “nunca dejar que una buena crisis se desperdicie”.