El Centro – Me haces girar (como un disco)

Autor: Andy Nichols

En el pasado, hemos asociado el documento ISO 9001 tanto con las Pirámides de Giza como con la moneda. Ahora centraremos nuestra atención en lo que se conoce como “información documentada mantenida” o más comúnmente conocido como “registros de calidad”.

La norma internacional para la gestión de la calidad, ISO 9001:2015, se refiere al término “información documentada retenida”. 24 veces. Además de estas áreas requeridas, las organizaciones pueden tener registros adicionales que se generan como resultado de su negocio y, por lo tanto, se incluyen en la Sección 4.4.2, Sistemas y Procesos de Gestión de Calidad (SGC).

A pesar de su amplia presencia en ISO 9001:2015, durante mucho tiempo ha habido incertidumbre sobre qué es exactamente un registro documentado. Ha surgido confusión a partir de varios clichés de versiones anteriores de ISO 9001, y muchos se han quedado rascándose la cabeza tratando de hacer esta importante distinción.

• “Digo lo que digo y hago lo que digo”. – Esta máxima ha llevado a la gente a crear muchos manuales, procedimientos e instrucciones que “registran” formalmente lo que sucede dentro de organizaciones donde antes no existía ningún registro. En el pasado, esta creencia por sí sola puede haber sido suficiente para pasar una auditoría de certificación, pero ese no es el propósito de utilizar la norma ISO 9001. Implementar un SGC que cumpla con la versión 2015 requiere más que simplemente documentar lo que se está haciendo actualmente.
• “Si no está registrado, no sucedió”. – Esto es parcialmente cierto, pero no tiene sentido. Todas las versiones anteriores de ISO 9001 requerían registros, pero sólo recientemente se ha revelado el verdadero propósito de mantener registros más allá de pasar una auditoría. La generación y retención de registros son clave para determinar el desempeño del SGC. Las organizaciones deben definir objetivos de calidad y al mismo tiempo satisfacer las necesidades de análisis y evaluación de datos e información.

La información documentada se puede simplificar y clasificarse en dos categorías básicas:

• documentos de planificación, o un documento creado con la intención de hacer algo; y
• documentación de resultados, o un documento creado para demostrar que lo que se pretendía que sucediera realmente sucedió

La mayoría de nosotros estamos familiarizados con ambos tipos de documentos. Al comprar o arrendar un automóvil, a menudo hay una gran cantidad de documentación que proporciona algún tipo de información sobre el funcionamiento/propiedad efectiva de ese automóvil. Este documento incluye un cronograma que detalla el alcance y la frecuencia del mantenimiento preventivo necesario para respaldar su experiencia de conducción. Cada vez que visite un concesionario, el redactor de servicios del concesionario escribirá notas completas que contienen datos importantes sobre los servicios prestados. Incluye:

• Información del cliente (dirección, número de teléfono, firma, etc.)
• Información del vehículo (número VIN, marca/modelo, kilometraje)
• Servicios a realizar (cambios de aceite, filtros, rotación de neumáticos, etc.)

Una vez completado, el autor del servicio crea una copia de las notas detalladas originales y agrega detalles del trabajo realizado por el técnico de servicio. Incluye:

• Información del técnico (nombre y número de licencia)
• Trabajo realizado (grado y cantidad de aceite, tipo de filtro)
• Medidas (profundidad de la banda de rodadura de los neumáticos, espesor de las pastillas de freno, presión de los neumáticos)
• Información adicional (recomendaciones para el trabajo adicional requerido, trabajo de campaña/garantía requerido, próximo kilometraje del servicio)

Estos registros de servicio generalmente los mantiene el concesionario en una red informática y brindan información útil al propietario, al concesionario e incluso a los futuros compradores (si el vehículo se vende más adelante). Generar confianza en que se cumplen los requisitos. Por ejemplo, los automóviles y camiones usados ​​rara vez se venden sin un informe “CarFax” (un registro detallado del historial de vida del vehículo).

Mejora tu negocio con registros
filósofo y escritor Jorge Santayana Hay un dicho que dice: “Aquellos que no estudian historia están condenados a repetirla”. Los registros contienen información valiosa sobre el desempeño histórico de su SGC. Si las organizaciones se toman el tiempo para evaluar estos datos, pueden evitar errores del pasado y obtener beneficios en términos de costos. Después de todo, no puede traer su automóvil antes de que sea necesario cambiarle el aceite.

Por ejemplo, una organización puede comprar llaves dinamométricas de primera línea y calibrarlas anualmente en un laboratorio de calibración certificado ISO/IEC 17025 a un costo de $110 por unidad. Esto incluye datos periódicos de las actividades de revisión. Una revisión “tal como se encontró” de más de 5 años de datos no reveló cambios reales en el rendimiento y no se necesitaron ajustes. Básicamente, los registros mostraban que no eran necesarias calibraciones costosas todos los años. Potencialmente, esto podría ahorrarle hasta cientos con una sola llave.

De manera similar, un importante fabricante analizó las razones de la falla del producto y encontró un ahorro estimado de $8 millones sólo en costos administrativos asociados con el manejo de productos no conformes. Sin registros detallados, no habríamos podido identificar estos ahorros.

En lugar de conservar documentos sólo para pasar una auditoría, considere sacar registros antiguos para reflexionar sobre el pasado de su empresa, encontrar nuevas oportunidades de crecimiento y evitar que la historia se repita como un disco giratorio.

“Me haces girar, nena

Redondo como un disco, nena
ronda a la derecha ronda ronda
Me haces girar, nena
Redondo como un disco, nena
Así es, vueltas y vueltas”.

-”Me haces girar (como un disco)Vivo o Muerto”

Conozca a nuestros expertos

Andy Nicolas gerente del programa de calidad
Andy Nichols de CQP MCQI aporta 40 años de experiencia en una variedad de roles e industrias a los clientes del Centro, con un enfoque particular en los sistemas de gestión de calidad en organizaciones de fabricación. Antes de unirse al Michigan Manufacturing Technology Center, se desempeñó como Gerente de Ventas Regional de la Costa Este para NQA, una de las cinco principales agencias de certificación global, donde fue responsable del importante crecimiento de las ventas en un mercado altamente competitivo. Es autor de Debuting the Myths Around ISO 9000 – A Practical Implementation Guide (publicado por ITG en abril de 2013) y A Guide to Effective Internal Control Systems Auditing (publicado en mayo de 2014). He escrito dos libros.

Desde 1991, el Centro de Tecnología de Fabricación de Michigan ha ayudado a las pequeñas empresas de Michigan a competir y crecer. A través de servicios personalizados diseñados para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, desarrollamos líderes empresariales más eficaces, impulsamos la innovación de productos y procesos, impulsamos la excelencia operativa en toda la empresa, hacemos crecer nuestros negocios y fomentamos estrategias creativas para aumentar la rentabilidad. Visite www.the-center.org.

categoría: gestión de la calidad