Publicado por: Rob Stauffer
Este artículo se publicó originalmente en DBusiness, la principal revista de negocios de Detroit.Puedes encontrar la publicación. aquí.
En este entorno empresarial en constante cambio y evolución, las empresas están aumentando sus inversiones en nuevos proyectos e iniciativas para mantenerse al día con las tendencias e innovaciones cambiantes dentro de la industria. A través de este cambio constante, el éxito empresarial depende en gran medida del éxito de los proyectos corporativos individuales.
Muchos directores de proyectos tienden a apegarse a “su manera” de gestionar proyectos, independientemente del éxito que haya tenido. Sin embargo, si profundiza, la mayoría de las personas encontrarán que sus estrategias no sólo son ineficaces, sino que cada proyecto fallido le cuesta a su organización mucho tiempo, dinero y esfuerzo.
Comprender por qué fracasan los proyectos comienza con la comprensión de las cinco fases de la gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. En la mayoría de los casos, existen dos razones principales por las que los proyectos fracasan. O el director del proyecto ignora la planificación y los pasos iniciales necesarios para respaldar la ejecución y pasa rápidamente a la fase de ejecución, o el proyecto finalmente se abandona y finaliza sin estar completamente completado. .
A lo largo de la vida de un proyecto pueden surgir muchos otros desafíos que pueden obstaculizar el éxito de su equipo. Continúe leyendo para obtener consejos sobre cómo abordar algunos de los problemas más comunes en la gestión de proyectos para que estos obstáculos no impidan completar su próximo proyecto.
- falta de comunicación – El primer y más importante paso para un proyecto exitoso es la comunicación. Los gerentes deben hacer un esfuerzo deliberado para priorizar la comunicación, comenzando por crear un plan de comunicación en las primeras etapas. Esto va más allá del simple correo electrónico; la mayoría de las comunicaciones implican reuniones cara a cara para discutir objetivos y tareas del proyecto. La colaboración es esencial, ya que los gerentes de proyectos deben poder trabajar bien con otros para identificar la mejor manera de abordar un proyecto. Un elemento clave de esta comunicación es compartir públicamente el progreso de las tareas y proyectos en curso para garantizar que todos los miembros del equipo se mantengan actualizados.
- Malentendido de las partes interesadas – Los directores de proyecto a menudo no incluyen a todos los empleados afectados por el proyecto, lo que puede afectar negativamente al proyecto en general. O, por el contrario, puede involucrar a demasiados trabajadores en el proceso, haciendo perder el tiempo a personas que no tienen motivos para involucrarse en el proyecto. Para evitar estos problemas, los directores de proyecto deben crear una lista de partes interesadas, una lista de personas específicas que absolutamente necesitan participar en el proyecto, en la etapa inicial.
- encontrar un patrocinador – La mayoría de los proyectos están condenados al fracaso si no tienen un patrocinador o alguien que tome decisiones, asigne recursos y brinde apoyo general. Sin recursos y apoyo, su proyecto no llegará a ninguna parte. Tener un patrocinador puede aumentar considerablemente el éxito de un proyecto, pero tener tres o cuatro patrocinadores lo hace aún mejor. Este comité de gestión del cambio puede votar sobre las decisiones importantes del proyecto en lugar de dejarlo todo en sus manos.
- Consideración del riesgo – Esto debe completarse en la etapa inicial del proyecto. Como se mencionó anteriormente, la mayoría de los gerentes de proyectos tienden a pasar a la fase de ejecución, por lo que nunca se discuten los riesgos. Sin embargo, con tantos factores de riesgo potenciales, es importante abordar y mitigar estos aspectos antes de que comience el proyecto. La mejor manera de hacerlo es crear una descripción general del registro de riesgos que documente todos los riesgos asociados con el proyecto.
- desplazamiento del alcance – Los gerentes de proyectos a menudo intentan abordar demasiadas cosas a la vez, como intentar empacar 10 libras en una bolsa de 5 libras. Lo que comenzó como un proyecto enfocado y con propósito continúa creciendo. Si esto sucede, es probable que se exceda del presupuesto o, peor aún, que el proyecto no se complete. La mayoría de los problemas con el alcance se pueden resolver involucrando a un patrocinador o una junta de control de cambios en el proyecto para manejar la toma de decisiones y garantizar que el proyecto mantenga el enfoque.
- Entregables y tareas – Normalmente, al asignar responsabilidades, los gerentes de proyecto asignan un entregable a alguien y asumen que se completará según lo planeado. Sin embargo, primero debe dividir estos entregables grandes en tareas más pequeñas para poder administrar más fácilmente cada paso del trabajo y monitorear mejor el progreso. Además, un único entregable puede involucrar a varios empleados, por lo que es importante identificar las tareas individuales y quién es responsable de completarlas. En general, asignar tareas a trabajadores específicos no sólo ayuda a mantener la responsabilidad durante todo el proceso del proyecto, sino que también evita que los trabajadores utilicen la excusa de “ese no es mi trabajo”.
- Reasignar un proyecto – En la mayoría de los casos, cuando se reasigna un proyecto, el proyecto también tiene que reiniciarse porque el gerente anterior no comunicó nada al nuevo gerente sobre el progreso del proyecto. Si, desafortunadamente, el proyecto debe entregarse a otra persona, tal vez porque el gerente original estaba demasiado ocupado, hay varias formas en que el gerente original puede realizar esta transición lo más rápido posible. Como se explicó anteriormente, al establecer primero un sólido plan de comunicaciones, un registro de partes interesadas, un comité de gestión de cambios y un registro de riesgos, un nuevo gerente puede continuar fácilmente donde lo dejó el gerente anterior. Obtenga toda la información y las herramientas que necesita para llevar su proyecto a su próximo objetivo. terminación.
- Lecciones no aprendidas – La razón principal por la que los proyectos no sólo fracasan, sino que fracasan una y otra vez, es porque no se aprendieron lecciones de proyectos anteriores. Por ejemplo, ¿por qué las estimaciones de tiempo y costos siempre son erróneas? Si no se documenta adecuadamente lo que funcionó y lo que no funcionó en proyectos anteriores, el ciclo de disfunción se repite. La documentación no sólo ayuda a su equipo a evitar desastres, sino que también le permite seguir trabajando bien.
No importa el tamaño de su proyecto, estas herramientas garantizarán que su equipo de proyecto esté encaminado hacia el éxito. Si establece un apoyo y una comunicación sólidos y aprende continuamente de los fracasos y desafíos del pasado, no hay ninguna razón por la que su proyecto no pueda tener éxito.
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Rob Stauffer Consultor senior Lean, contabilidad de costos y gestión de proyectos
Rob Stauffer ha sido el director del programa Lean Business Solutions del Centro durante 10 años. Ha capacitado y asesorado a empresas de Michigan en una cartera completa de estrategias y metodologías Lean Sigma con un enfoque en análisis financiero, contabilidad de costos, planificación estratégica y Lean aplicado a la industria de la salud. También trabajamos con clientes en desarrollo de productos, lanzamientos de productos, procesos administrativos y ventas de programas técnicos.
Desde 1991, el Centro de Tecnología de Fabricación de Michigan ha ayudado a las pequeñas empresas de Michigan a competir y crecer. A través de servicios personalizados diseñados para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, desarrollamos líderes empresariales más eficaces, impulsamos la innovación de productos y procesos, impulsamos la excelencia operativa en toda la empresa, hacemos crecer nuestros negocios y fomentamos estrategias creativas para aumentar la rentabilidad. Visite www.the-center.org.
categoría: Liderazgo/Cultura